Поняття «посадова особа» і «службова особа» використовуються в Конституції України, а саме вЗаконі України «Про внесення змін до Конституції України (щодо правосуддя)» від 30.09.2016 р., підстава — 1401-VIII (статті 19, 40, 56), і в законодавчих актах України, таких, зокрема, як Кодекс України про адміністративні правопорушення, Кримінальний кодекс України, Закони України «Про державну службу», «Про службу в органах місцевого самоврядування».
Відповідно до статті 14 Кодексу України «Про адміністративні правопорушення» від 23.11.2018 р., підстава — v010p710-18, посадові особи підлягають адміністративній відповідальності за адміністративні правопорушення, пов’язані з недодержанням установлених правил у сфері охорони порядку управління, державного і громадського порядку, природи, здоров’я населення та інших правил, забезпечення виконання яких входить до їх службових обов’язків.
У Кодексі України про адміністративні правопорушення не міститься визначення поняття «посадова особа», що зумовлює необхідність звернення до інших правових актів, у яких тлумачиться дана дефініція. У частині 2 статті 19 Конституції України проголошується, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, які передбачені Конституцією та законами України, однак визначення посадової особи в тексті Основного Закону немає.
В Законі України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 11.10.2017 р., підстава — 2148-VIII, зазначено поняття «посадова особа місцевого самоврядування», і відповідно до статті 2 посадовою особою місцевого самоврядування є особа, яка працює в органах місцевого самоврядування, має відповідні посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримує заробітну плату за рахунок місцевого бюджету.
Стаття 89 Господарського кодексу України від 10.11.2018 р., підстава — 2491-VIII, визначає, що управління діяльністю господарського товариства здійснюють його органи та посадові особи, склад і порядок обрання (призначення) яких визначається залежно від виду товариства, а у визначених законом випадках — учасники товариства. Посадовими особами товариства визнаються голова та члени виконавчого органу, голова ревізійної комісії (ревізор), а у разі створення ради товариства (спостережної ради) — голова і члени цієї ради. Посадовими особами господарського товариства не можуть бути особи, службову або іншу діяльність яких визнано Конституцією України та законом несумісною з перебуванням на цих посадах, а також особи, яким перебування на відповідних посадах заборонено рішенням суду. При цьому посадові особи відповідають за шкоду, заподіяну ними господарському товариству, в межах і порядку, передбачених законом та установчими документами товариства. З огляду на ці положення у правовому регулюванні статусу посадової особи містяться значні прогалини, які потребують прийняття відповідних змін до законодавчих актів.
У чинній редакції Кримінального кодексу України від 10.11.2018 р., підстава — 2599-VIII, оперують поняттям «службова особа», зміст якого розкривається у частині 3 статті 18, згідно з якою службовими особами є особи, які постійно, тимчасово чи за спеціальним повноваженням здійснюють функції представників влади чи місцевого самоврядування, а також постійно чи тимчасово обіймають в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах чи організаціях посади, пов’язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій, або виконують такі функції за спеціальним повноваженням, яким особа наділяється повноважним органом державної влади, органом місцевого самоврядування, центральним органом державного управління зі спеціальним статусом, повноважним органом чи повноважною службовою особою підприємства, установи, організації, судом або законом.
